Poste à pourvoir
ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous jouez un rôle central dans la coordination administrative, la communication interne et externe, ainsi que dans le soutien au pilotage des instances de gouvernance. Vos principales missions seront les suivantes :

Assistanat de direction

• Prendre en charge et filtrer les appels téléphoniques
• Gérer l’agenda, et les réunions de la Direction Générale
• Préparer, suivre et mettre en forme les dossiers stratégiques (courriers, rapports, notes, présentations, comptes rendus)
• Assurer la liaison entre la direction, les services internes et les partenaires externes
• Participer à l’organisation d’événements internes et institutionnels
• Participer activement à la préparation du conseil d’administration et à l’organisation logistique des séances :
  • rédaction et mise en forme des convocations, ordres du jour, procès-verbaux et compte rendus,
  • suivi des décisions et actions issues des réunions,
  • maintien des registres et documents institutionnels

Gestion administrative, budgétaire et logistique

• Assurer le suivi administratif des adhésions des coopérateurs
• Gérer les commandes de mobilier, d’équipements et de fournitures de bureau et assurer le suivi des budgets courants associés
• Suivre la sécurisation des accès du site (badges, clés, prestataires, registre des accès)
• Contribuer à l’amélioration continue des procédures internes
• Participer aux projets transversaux de la coopérative

Management et coordination

• Superviser et animer l’équipe en charge de l’accueil physique et téléphonique
• Organiser les plannings, veiller à la qualité de l’accueil et à la transmission des informations
• Accompagner le développement de l’équipe et assurer la continuité du service
• Participer à l’amélioration des procédures internes d’accueil

Vous possédez un Bac+2 (BTS Assistant de direction, Assistant de Gestion ou équivalent).
Vous justifiez d’une expérience confirmée de 3 à 5 ans sur un poste similaire, incluant la supervision d’équipe et la gestion de dossiers administratifs complexes.
Vous maîtrisez les outils bureautiques tels que le Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ainsi que les outils collaboratifs et de communication (planning partagé, web conférence…).
Vous faites preuve d’autonomie, de rigueur, d’organisation ainsi que de discrétion et d’un sens développé de la confidentialité.
Vous disposez d’excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
Dans l’idéal, vous connaissez le fonctionnement d’une coopérative et disposez d’une bonne connaissance des instances de gouvernance (Conseil d’Administration, CODIR,…).

• Poste à pourvoir en journée : du lundi au vendredi (8h à 12h15 et 13h45 à 17h30, sauf le vendredi 16h30)
• 24 jours de RTT à l’année (base hebdomadaire de 39h, avec 1 journée de RTT 1 semaine sur 2)
• Prime de 13ème mois et d’intéressement
• Accès à la mutuelle avec une prise en charge supplémentaire de l’employeur,
• Accès à un contrat de prévoyance,
• Accès aux avantages CSE : chèques vacances, chèques cadeaux événements, réduction billetterie.

Une période d’intégration vous sera proposée afin de mener à bien votre mission et vous épanouir pleinement au sein de votre entreprise.

Dans le cadre de sa politique de diversité, l’UAB étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.

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